不動産売却に必要な告知書は誰が記入する？記入時の注意点も解説！

中古物件を売却する際には、さまざまな書類の提出が必要です。
「告知書」もその1つですが、初めて耳にするという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、不動産売却において必要な告知書について、役割や記入時の注意点などを解説します。
山口県宇部市、山陽小野田市 で不動産売却をご検討中の方は、ぜひ参考になさってください。

不動産売却時に必要な告知書とは

投資家などでない限り、不動産売買は人生でそう何度も経験するものではありません。
必要書類の提出を求められても、名前からピンとこないケースも多いかと思います。
なかでも「告知書」は、あまり耳にすることがなく、存在を知らない方も多いかもしれません。
取引をスムーズに進めるためにも、告知書の概要や役割を理解しておきましょう。

告知書とは

告知書とは、売却する物件の状況を説明するための書類です。
不動産会社によっては、告知書ではなく「物件状況報告書」と呼ぶこともあります。
似たような書類に「付帯設備表」がありますが、これはエアコンや給湯器など住宅設備に特化した書面です。
一方で告知書は、建物の状況を買主に説明するための書類であり、付帯設備表とは役割が異なります。

告知書の役割

告知書は、買主とトラブルになるのを防ぐために作成する書類です。
たとえば、物件に雨漏りが生じているにも関わらず、告知書に記載せずに売却したとします。
買主が住み始めてすぐ雨漏りに気付いた場合、原則として売主が修繕費用を負担しなければなりません。
買主には「契約不適合責任」があるためです。
契約不適合責任とは、契約書に記載のない不具合が見つかった場合に、売主が負う責任のことです。
責任を問われると修繕費用の負担だけでなく、売却代金の減額や契約解除、損害賠償を請求される恐れもあります。
このようなトラブルを未然に防ぐために作成するのが告知書です。
物件に不具合があっても、告知書に記載しておけば、売主が契約不適合責任を問われる心配はありません。

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不動産売却時に必要な告知書は誰が記入する？

売買契約書や重要事項説明書など、不動産売却に必要な書類は不動産会社が作成するのが一般的です。
しかし告知書の場合は、売主ご自身で記載する必要があります。
ここからは、告知書を売主が記入すべき理由や記載事項について解説します。

売主が告知書を記入する理由

告知書には、物件の状況に加えて、過去の修繕履歴なども記入する必要があります。
不動産を売り出すと、不動産会社の担当者が物件の確認をおこないますが、修繕履歴などは売主から伝えられないと把握できません。
周辺の騒音やにおい、近隣住民との関係など、実際に住んだことのある方しかわからないようなこともあるでしょう。
このような情報をより詳細に正確に伝えるために、告知書は売主本人が記入することとなっています。

告知書の責任は売主にある

不動産会社によっては、売主から聞いた内容を担当者が代わりに記入することもあります。
仕事などで忙しい方からすると、担当者が記入してくれたほうが楽と感じるかもしれません。
しかし、告知書を記入したのが担当者であっても、内容についての責任は売主にあるため注意が必要です。
売買契約締結後に情報の誤りや記入漏れが発覚した場合、買主とトラブルになる恐れがあります。
リスクを回避するためにも、告知書は自分で時間に余裕をもって丁寧に記入することが大切です。

告知書はひな形を用いて作成する

告知書を記入するのは売主本人ですが、不動産会社が用意するひな形を利用するのが一般的です。
書式は不動産会社によって多少異なりますが、おおまかな内容は共通しています。
インターネットで「不動産 告知書」と検索すると、記入例やフォーマットが出てくるので、確認しておくと良いでしょう。
なお、マンションと一戸建てでは記載事項が異なります。
マンションの場合
マンション売却時の告知書には、管理費や修繕積立金に関する情報を記載します。
これらの情報は買主の支出に大きく影響するため、より詳細に記載するようにしましょう。
不確定な情報を伝えるとトラブルになる恐れがあるため、情報は明確にしてから記載することが大切です。
一戸建ての場合
一戸建ての場合は、基本的に土地もあわせて売却するため、敷地の状況も記載する必要があります。
たとえば「境界が確定しているか」「土壌汚染の可能性がないか」などです。
古い水道管や浄化槽といった地中埋設物がある場合は、記入漏れがないように注意しましょう。
これらを撤去する際には高額な費用がかかり、告知せずに売却するとトラブルになる可能性があるためです。
物件に関する情報は、工事完了報告書や当時受け取った領収書、図面などで確認できます。
当時の書類が一切残っていない場合は、以前に物件を管理していた方に確認するなど、可能な限り情報を集めることが大切です。

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不動産売却時の告知書を記載する際の注意点

告知書は物件状況を正しく伝えるための書類なので、記入漏れや不備があると作成する意味がありません。
物件をスムーズに売却し、取引後のトラブルを回避できるよう、作成時の注意点を確認しておきましょう。

販売開始前までに作成する

不動産会社は、仲介の相談を受けたときに住宅に関する情報収集作業の一環として、告知書の記入を促します。
契約日ギリギリに作成しようとすると、書き忘れが増えてしまう可能性があるため、販売開始前には作成するようにしましょう。
また販売開始前に作成できれば、内覧時に告知書を活用し、買主により具体的な物件情報を伝えられるようになります。
事前に建物の状態がわかれば、修繕費用の予想を立てやすくなるため、買主も安心して購入に踏み切れるでしょう。

既存住宅状況調査を検討する

相続した不動産など、居住歴がなく建物の状況を把握できていない場合は、既存住宅状況調査を検討しましょう。
既存住宅状況調査とは、特定の資格をもつ建築士が、構造耐力上主要な部分（基礎、壁、柱等）に不具合がないか調査することです。
調査の結果、問題ないことがわかれば、買主は安心して購入に踏み切ることができます。
また、不具合が見つかった場合でも、調査結果を告知書に記載することでトラブル防止に繋がるでしょう。
既存住宅状況調査の費用は、一戸建てで5万円～6万円程度、 マンションは面積に関わらず5万円程度としているケースが多いようです。

対応状況も忘れずに記載する

告知書に物件の不具合を記載する場合は、これまでの対応状況も記載する必要があります。
対応状況とは「いつ不具合が発生してどのような修繕をし、現在どういった状態であるか」を示すものです。
たとえば、過去に天井のヒビから雨漏りが発生し、すぐに業者を手配して修繕したとします。
告知書に「雨漏りがあった」と書くだけでは、買主は詳しい状況が分からずに不安になってしまいますよね。
買主の不安を解消するためには、雨漏りがあった箇所とその原因、工事完了の有無と実施時期なども記載しておくことが大切です。
雨漏りが発覚したあとにすぐ対応し、それ以降再発していないと分かれば、買主も安心して購入へ進めるでしょう。

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まとめ

不動産売却時に作成する告知書は、物件の損傷や劣化状況などを売主から買主に伝える書類です。
告知書に物件の状況を詳細に記載することで、引き渡し後に買主とトラブルになるのを回避できます。
責任の所在を明確にするために売主本人が記入しますが、書き忘れや記入ミスがないよう注意しましょう。
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